What is invoice management software?

Invoice management software helps businesses automate the intake, approval, and payment of invoices. It reduces errors, improves visibility, and accelerates the entire accounts payable process.

How does AP automation software work?

AP automation software digitises incoming invoices, matches them with purchase orders and receipts, routes them for approval, and schedules payments — all from a centralised platform.

What is a recurring invoice?

A recurring invoice is issued automatically at regular intervals, typically for subscription-based services or retainers.

Can I manage proforma and rectifying invoices with Dost?

Yes, Dost supports multiple invoice formats including proforma and rectifying invoices, offering full visibility and compliance.

What is the difference between a digital invoice and an electronic invoice?

A digital invoice refers to any invoice handled electronically (e.g. PDF), while an electronic invoice (e-invoice) uses a structured format for full automation and compliance.

Gestión de facturas

La gestión de facturas es una de las tareas clave del área financiera, y también una de las que más recursos consume si no está bien optimizada. Desde la emisión de facturas de venta hasta la validación de facturas de compra, todo el proceso puede digitalizarse para ganar control, visibilidad y cumplimiento normativo.

Explora cómo lo hacemos

¿Qué son las facturas?

Una factura es un documento legal que refleja la compraventa de un bien o servicio. Debe contener información esencial como la identidad del emisor y receptor, el detalle del producto o servicio prestado, el importe total, los impuestos aplicados y la fecha de emisión.

Las facturas son fundamentales tanto para efectos contables como fiscales, ya que permiten justificar ingresos y gastos, cumplir con obligaciones tributarias y mantener la trazabilidad de las operaciones comerciales.

Tipos de facturas comerciales

Factura de venta: Emitida al cliente después de entregar un producto o servicio.

Factura de compra: Recibida de un proveedor como comprobante del gasto.

Factura proforma: Documento preliminar que anticipa una operación comercial.

Factura rectificativa: Emitida para corregir errores en una factura anterior.

Factura recapitulativa: Agrupa varias operaciones realizadas con el mismo cliente durante un periodo determinado.

Factura intracomunitaria: Utilizada para operaciones entre empresas de distintos países de la Unión Europea, con requisitos fiscales específicos.

Factura electrónica: Enviada en formato estructurado digitalmente (XML, Facturae), cumpliendo con las normativas fiscales.

Factura simplificada: Sustituta del ticket, válida para ventas al por menor sin necesidad de identificar al cliente.

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"Con Dost podemos hacer todo el trabajo que antes llevaba un mes, en cuestión de minutos. Y de forma automatizada."

Samuel Nájera

CFO, VICIO

"El impacto ha sido enorme.
Dost nos ayudó a cambiar completamente el flujo de aprobación. El equipo financiero está contento de no seguir gestionando las facturas de forma manual".

Jaume Pedró

Finance Manager, Housfy

“Lo que más me sorprendió de Dost fue su capacidad para adaptarse a nuestras particularidades. No tuvimos que cambiar nuestros procesos, solo mejorarlos.”

Josep Boqué

Director Financiero, IASO

¿Qué es la gestión de facturas?

La gestión de facturas es el proceso completo de recibir, verificar, registrar, aprobar y archivar facturas dentro de una empresa. Desde la emisión de una factura de venta hasta la recepción de una factura de compra, una correcta gestión de facturas garantiza liquidez, cumplimiento normativo y relaciones sólidas con proveedores.

Con un sistema de facturación moderno, las empresas pueden automatizar todo el ciclo de vida de una factura, desde la generación hasta la conciliación, reduciendo errores y aumentando la eficiencia.

¿Por qué es importante la gestión de facturas?

La correcta gestión de facturas no solo garantiza el cumplimiento de obligaciones fiscales, sino que también impacta directamente en la salud financiera
y operativa de una empresa. A continuación, te mostramos las razones clave por las que deberías optimizar este proceso:

Flujo de caja

Una gestión eficiente permite controlar los cobros y pagos, manteniendo un flujo de caja estable y predecible.

Cumplimiento

Evita sanciones fiscales y asegura el cumplimiento de las normativas mediante facturas electrónicas correctamente archivadas.

Productividad

Automatizar tareas manuales libera al equipo financiero para centrarse en decisiones estratégicas.

Visibilidad

Tener acceso centralizado y en tiempo real a todas las facturas mejora la planificación financiera y la trazabilidad.

Proveedores

Una gestión ágil y transparente fortalece la confianza y evita conflictos por pagos atrasados o errores administrativos.

Automatización de la gestión de facturas

Un sistema de facturación moderno permite:

Digitalizar y extraer datos de facturas recibidas

Conciliar automáticamente facturas con pedidos o albaranes

Validar y aprobar facturas en varios niveles jerárquicos

Programar pagos y generar históricos de auditoría

Integrar firma electrónica

La automatización no solo reduce errores humanos, también permite escalar sin necesidad de aumentar recursos.

Ver cómo funciona Dost

Buenas prácticas para la gestión de facturas

Aplicar buenas prácticas mejora la eficiencia y reduce los errores en los procesos de facturación. Aquí algunas estrategias clave para optimizar tu sistema de facturación:

Estándares de formato

Utiliza plantillas consistentes para evitar confusiones y errores.

Términos de pago claros

Define plazos, métodos de pago y penalizaciones por retraso.

Factura electrónica

Implementa el envío digital estructurado para ganar agilidad y cumplir con normativas.

Automatización del proceso

Usa herramientas de gestión de facturas para reducir tareas manuales.

Métricas clave

Mide el tiempo medio de aprobación y los cuellos de botella.

Clasificación por tipo

Gestiona cada tipo de factura (proforma, rectificativa, simplificada) según su tratamiento fiscal y operativo.

¿Por qué elegir Dost para gestionar tus facturas?

Dost combina inteligencia artificial, OCR y automatización para digitalizar y simplificar la gestión de facturas:

Extracción total

Captura y digitaliza el 100 % de las facturas recibidas, sin importar su formato.

Enséñamelo

Conciliación automática

Valida y concilia con pedidos, albaranes y presupuestos de forma inmediata.

Enséñamelo

Tipos de facturas

Soporta facturas de venta, compra, rectificativas, simplificadas y proforma.

Enséñamelo

Integración ERP

Conecta fácilmente con tu sistema contable o ERP.

Enséñamelo

Flujos automatizados

Crea validaciones por niveles, pagos programados y notificaciones inteligentes.

Enséñamelo

Cumplimiento normativo

Asegura el uso correcto de la factura electrónica conforme a ley.

Enséñamelo

Con Dost, el área financiera pasa de gestionar manualmente facturas a optimizar procesos estratégicos de principio a fin.

Preguntas frecuentes

Todo lo que necesitas saber sobre la gestión de facturas.

¿Qué es una factura comercial?

Es un documento legal que acredita la compraventa de bienes o servicios entre dos empresas.

¿Qué incluye un sistema de facturación moderno?

Incluye herramientas para crear, enviar, recibir y aprobar facturas, así como automatización, firma digital y conexión con ERPs.

¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura simplificada?

La factura electrónica cumple un formato estructurado obligatorio. La factura simplificada es válida para operaciones menores, como ventas al por menor.

¿Se pueden automatizar las facturas proforma o rectificativas?

Sí, Dost permite automatizar y gestionar este tipo de facturas con trazabilidad y cumplimiento.

¿Qué ventajas ofrece automatizar la gestión de facturas?

Mayor eficiencia, reducción de errores, visibilidad financiera y cumplimiento fiscal.

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"El impacto ha sido enorme.
Dost nos ayudó a cambiar completamente el flujo de aprobación. El equipo financiero está contento de no seguir gestionando las facturas de forma manual".

“Lo que más me sorprendió de Dost fue su capacidad para adaptarse a nuestras particularidades. No tuvimos que cambiar nuestros procesos, solo mejorarlos.”

¿Qué es la gestión de facturas?

¿Por qué es importante la gestión de facturas?

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