Automatización de procesos para el control financiero

La aparición de nuevas tecnologías durante los últimos años (ya sabes, Inteligencia Artificial), ha permitido automatizar tareas y procesos en prácticamente todos los departamentos de una empresa. Aunque sin duda, uno de los departamentos que más se ha beneficiado de la automatización de procesos, con una gran cantidad de tareas manuales que además requieren una precisión exigente, es el departamento financiero.

¿Qué es la automatización de procesos financieros?

La automatización de procesos implica el uso de tecnología para realizar tareas repetitivas y manuales de manera más rápida y precisa. Cuando se aplica al control financiero, los beneficios son más que relevantes. En lugar de depender de procesos manuales propensos a errores humanos, las empresas pueden utilizar sistemas automatizados que garantizan una mayor precisión en la gestión de datos financieros, evitando errores costosos que podrían surgir por fallos humanos. Mientras tanto, el equipo financiero puede asumir un rol de mayor valor, realizando tareas analíticas, estratégicas o de seguimiento, y automatizando aquellas más ejecutivas.

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Beneficios de la automatización de procesos financieros

Las plataformas de automatización de procesos permiten la integración fluida de datos financieros, desde la facturación hasta la conciliación de documentos. Esto no solo agiliza los procesos, sino que también proporciona a los equipos financieros una visión más clara y en tiempo real de la situación financiera de la empresa.

Optimización de tiempo y recursos

En el ámbito financiero, el tiempo es un recurso invaluable. La automatización de procesos libera a los profesionales financieros de tareas tediosas y repetitivas, permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor agregado, como el análisis de datos y la planificación estratégica.

Imagina el proceso de conciliación de documentos, una tarea esencial, pero que tradicionalmente consume una cantidad significativa de tiempo. Con la automatización, este proceso se realiza de manera rápida y precisa, eliminando la necesidad de horas de trabajo manual (puedes reducir hasta el 80% del tiempo asociado a estas tareas).  Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos, proporcionando a las empresas una mayor confianza en la exactitud de sus informes financieros.

Además, la automatización no solo ahorra tiempo, sino también recursos. Al minimizar la intervención humana en procesos rutinarios, las empresas pueden optimizar el uso de sus recursos, asignándolos a áreas que requieren habilidades especializadas y creativas.

Seguridad y cumplimiento: Garantiza la seguridad de tus datos financieros

La gestión financiera no solo se trata de eficiencia y ahorro de tiempo; también implica la responsabilidad de manejar datos sensibles y cumplir con regulaciones estrictas. La automatización de procesos juega un papel crucial en la seguridad y el cumplimiento normativo.

Los sistemas automatizados pueden implementar protocolos de seguridad avanzados, protegiendo los datos financieros contra posibles amenazas cibernéticas. Además, facilitan el seguimiento y la documentación de todas las transacciones, lo que simplifica el proceso de auditoría y asegura el cumplimiento de regulaciones como el GDPR.

5 claves para implementar la automatización financiera

Los departamentos financieros se enfrentan frecuentemente a muchos obstáculos: informes aislados de varias unidades de negocio, datos no coincidentes, inexactos o incompletos, o diferencias entre la planificación financiera y la planificación operativa. Teniendo en cuenta que los equipos y perfiles de directivos financieros deben centrarse más en aportar una visión estratégica, que en simplemente elaborar informes financieros, estos obstáculos se deben eliminar para ganar agilidad.

La automatización de procesos financieros supone no solo transformar y digitalizar el departamento de finanzas, sino que es un cambio que tendrá efecto en todas las áreas funcionales. Y para alcanzar el éxito, hay 5 claves que, según los expertos, son imprescindibles para automatizar procesos financieros:

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1. Disponer de las tecnologías que permitan un uso más eficaz de los datos para el análisis y la planificación.
2. Hacer uso de plataformas que crean valor gracias a la integración de tecnologías, eliminando así ineficiencias y proporcionando nuevas soluciones.
3. Aplicar la Inteligencia Artificial y Machine Learning en la planificación, realización de presupuestos y previsión.
4. Hacer uso de la analítica y el reporting self-service, las búsquedas en “lenguaje natural” u otras tecnologías cognitivas. Todo ello puede transformar la forma en la que los usuarios se relacionan con los sistemas, mucho más parecido a la comunicación humana y con menos necesidad de personalización.
5. Poner el foco hacia la nube,  así como la mayoría de los tipos de software empresarial, el mundo de la analítica y la planificación lo están haciendo.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es la automatización de procesos y cómo beneficia al control financiero?
La automatización de procesos consiste en utilizar tecnología para ejecutar tareas repetitivas y operativas sin intervención humana. En el control financiero, mejora la precisión, reduce errores y acelera la gestión de facturas, conciliaciones y reportes, facilitando una toma de decisiones más rápida y fiable.

¿Cuáles son los principales procesos financieros que se pueden automatizar?
Entre los procesos más comunes para automatizar están:

• Captura y validación de facturas
• Conciliación bancaria
• Gestión de pagos y cobros
• Generación de informes financieros
• Seguimiento de presupuestos y gastos

Automatizar estas tareas libera recursos y mejora la eficiencia global.

¿Qué pasos deben seguir las empresas para implementar la automatización de procesos financieros?
Para una implementación exitosa se recomienda:

• Analizar los procesos actuales para identificar tareas repetitivas
• Seleccionar herramientas tecnológicas adecuadas y compatibles
• Capacitar al equipo en el uso de nuevas soluciones
• Establecer indicadores para medir resultados y ajustar mejoras
• Garantizar la integración con sistemas existentes como ERP o contabilidad

Una estrategia planificada facilita la adopción y maximiza beneficios.

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Conclusión

En conclusión, la automatización de procesos se ha convertido en una herramienta indispensable para el control financiero en el panorama empresarial actual. Va más allá de simplemente mejorar la eficiencia operativa; redefine la forma en que las empresas gestionan, protegen y utilizan sus datos financieros. Aquellas empresas que abracen esta revolución tecnológica estarán mejor equipadas para enfrentar los desafíos financieros del futuro.