En un sector que combina ritmo retail, expansión acelerada y operaciones distribuidas, la función financiera puede convertirse fácilmente en el cuello de botella del negocio. Synergym, una de las cadenas de fitness de mayor crecimiento en España con más de 160 clubes distribuidos por todo el país, vivía esa realidad de cerca. Cada club funciona como un centro de coste independiente, y el equipo financiero gestionaba un volumen creciente de facturas con conceptos asignables a varios clubes y cuentas contables a la vez.
Dost, plataforma de inteligencia artificial nativa para la automatización del ciclo completo de cuentas por pagar, llegó para resolver una complejidad muy concreta: imputar cada línea de cada factura al club y cuenta contable que correspondía, de forma automática y sin intervención manual. En esta historia de éxito, exploramos cómo Dost ayudó a Synergym a automatizar la imputación contable, ganar autonomía y escalar su operación financiera al ritmo del crecimiento.
El desafío: imputar facturas complejas en una red en plena expansión
El equipo financiero de Synergym enfrentaba múltiples obstáculos en la gestión de sus cuentas por pagar:
- Decenas de centros de coste activos: cada club funciona como un centro de coste independiente, y muchas facturas afectan a varios a la vez.
- Facturas que afectan a varios clubes: una sola factura de mantenimiento, equipamiento o suministros puede contener líneas con conceptos asignables a clubes distintos.
- Imputación a nivel de línea, no de cabecera: la extracción genérica no resolvía la complejidad. Hacía falta trabajar línea a línea.
- Ritmo de aperturas en expansión: la red crecía con decenas de aperturas anuales, y el equipo financiero necesitaba absorber esa complejidad sin convertirse en cuello de botella.
- Necesidad de autonomía: el equipo quería poder adaptar las reglas y la configuración al ritmo del negocio, sin depender del proveedor para cada cambio.
Sin una solución diseñada para esa complejidad real, escalar la operación financiera al ritmo de la red de clubes habría exigido ampliar la plantilla del equipo financiero al mismo ritmo, algo inviable en un negocio de crecimiento orgánico acelerado.
La solución: IA nativa integrada con Business Central, línea a línea
Para abordar estos desafíos, Dost desplegó su plataforma de IA nativa para automatizar el ciclo de cuentas por pagar de Synergym, conectada directamente al ERP del cliente.
Características clave de Dost:
- Integración nativa con Microsoft Dynamics 365 Business Central: el flujo de facturas conecta directamente con el ERP de Synergym, sin trabajo manual duplicado, manteniendo la estructura contable real del negocio.
- Extracción a nivel de línea, no de cabecera: Dost extrae cada concepto de cada factura por separado, permitiendo imputaciones precisas en operaciones con muchos centros de coste.
- Reglas de equivalencia configurables: el equipo financiero define lógicas de asignación contable propias, que se aplican automáticamente a cada línea de cada factura.
- Asignación automática de centros de coste y cuentas contables: cada club se mapea automáticamente, y cada concepto se imputa con precisión, sin intervención manual.
- Flujos de aprobación adaptados a la operativa: las facturas siguen un proceso de validación que se ajusta a la realidad del negocio antes de llegar al ERP.
- Modelos personalizados entrenados por el cliente: el equipo de Synergym entrena sus propios modelos para mejorar la extracción según evoluciona el negocio, sin esperar al proveedor.
- Acompañamiento real durante la implementación: el equipo de Dost dedicó horas, soporte y formación presencial al equipo del cliente, para que pudiera ganar autonomía completa en la gestión diaria.
- Autonomía total del equipo financiero: tras la fase inicial, el equipo configura y mantiene sus propias reglas, mapeos y modelos sin depender de Dost para cada cambio.
Los resultados: una operación financiera que escala con el negocio
El impacto de la automatización con Dost en Synergym fue transformador. Los resultados lo demuestran:
📌 ~2.500 facturas procesadas al mes con mínima intervención manual.
📌 80% de automatización sin intervención humana, liberando al equipo financiero para tareas que de verdad aportan valor.
📌 De 119 a más de 160 clubes desde la implementación de Dost, con un equipo de cuentas por pagar reducido.
📌 Imputación contable precisa por club, línea y cuenta, gracias a la extracción a nivel de línea.
📌 Autonomía total del equipo financiero para configurar reglas y entrenar modelos, sin depender del proveedor para cada cambio.
📌 Flujos de aprobación adaptados a la operativa real, validando el proceso antes de que la información llegue al ERP.
Por qué Dost es la mejor solución para operaciones con cientos de centros de coste
Dost no solo automatiza procesos: transforma la gestión financiera de empresas con estructuras operativas complejas. ¿Por qué Dost es líder en la automatización de cuentas por pagar?
- Extracción línea a línea, no solo de cabecera: cada concepto de cada factura se trata por separado, permitiendo imputaciones precisas en operaciones con muchos centros de coste.
- Integración nativa con los principales ERPs: conexión fluida con Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP, Sage, Oracle, Odoo y otros sistemas financieros existentes.
- Autonomía total del equipo financiero: tras una implementación acompañada, el cliente configura y mantiene sus propias reglas, mapeos y modelos personalizados.
- Arquitectura para operaciones multientidad y multidimensión analítica: reglas de equivalencia configurables, asignación automática por centro de coste, soporte multientidad y multidivisa.
- Acompañamiento real, no solo entrega de software: formación al equipo del cliente para que gane capacidad de gestión interna desde el primer día.
- Cumplimiento normativo integrado: trazabilidad completa y soporte para Verifactu y facturación electrónica global.
- Optimización de costes: reducción significativa en los costes administrativos del departamento financiero.
- Transformación digital del área financiera: adopción de una gestión 100% automatizada, alineada con estrategias financieras modernas.
Conclusión: la operación financiera, al ritmo del crecimiento
La historia de éxito de Synergym demuestra que la automatización de cuentas por pagar es una palanca clave cuando el negocio crece rápido y la complejidad operativa lo hace todavía más rápido. Con Dost, han conseguido optimizar procesos internos, ganar autonomía total en la configuración y mantener una operación financiera que escala al ritmo de la red de clubes, sin que el equipo financiero se convierta en el cuello de botella del negocio.
Si tu empresa gestiona muchos centros de coste, facturas con líneas asignables a entidades distintas o vive un ritmo de crecimiento que la operativa manual no puede sostener, es el momento de avanzar hacia una automatización inteligente.
