CXP: Qué es, cómo funciona y cómo automatizar tus cuentas por pagar

Las cuentas por pagar (CXP) son una parte esencial de cualquier negocio. Si no se gestionan bien, pueden convertirse en una fuente constante de errores, cuellos de botella y tensiones con los proveedores. Automatizar este proceso no solo ayuda a evitar problemas. Nos permite ahorrar tiempo, reducir costes y tener una visión clara de la salud financiera de la empresa.

En este artículo te explicamos qué es CXP, en qué se diferencia de las CXC, por qué automatizarlas es clave y qué beneficios concretos aporta.

¿CXP, qué es y por qué importa?

Las cuentas por pagar (CXP) son todas las obligaciones que una empresa tiene con sus proveedores y acreedores. Es decir, el dinero que debe pagar por bienes o servicios ya recibidos. En contabilidad, se registran como pasivos a corto plazo.

Un mal control de las CXP puede dar lugar a:

• Pagos duplicados o fuera de plazo.
• Pérdida de descuentos por pronto pago.
• Sanciones por impago.
• Errores humanos al introducir datos manualmente.
• Falta de trazabilidad documental.

Y en entornos donde se gestionan cientos o miles de facturas al mes, los problemas se multiplican.

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CXP y CXC: dos caras de la misma moneda

Así como las CXP representan lo que debemos, las CXC (cuentas por cobrar) representan lo que nos deben.

CXC, qué es: Son los ingresos pendientes de cobro por parte de clientes. Se registran como activos en la contabilidad.

Gestionar bien las CXC garantiza que el negocio tenga liquidez. Automatizar CXC permite acelerar el cobro de facturas, reducir impagos y mejorar el flujo de caja.

Lo ideal es tener una estrategia integrada para automatizar CXP y CXC. Así conseguimos una gestión financiera mucho más eficiente.

Comparativa rápida: diferencias entre CXP y CXC

Problemas típicos al gestionar cuentas por pagar manualmente

Muchas empresas todavía dependen de procesos manuales para validar, registrar y pagar facturas. Esto implica:

• Introducir datos a mano en el ERP o en hojas de Excel.
• Buscar aprobaciones por email o incluso en papel.
• Reenviar facturas para su validación.
• Procesar pagos con errores o retrasos.

Todo esto ralentiza los ciclos de pago y aumenta el riesgo de cometer errores graves. Además, consume mucho tiempo que podría destinarse a tareas más estratégicas.

Beneficios de automatizar las cuentas por pagar (CXP)

1. Ahorro de tiempo y costes

Con un sistema automatizado, las facturas se procesan sin necesidad de introducir datos a mano. Esto permite:

• Validar facturas de forma automática.
• Detectar duplicados o errores al instante.
• Reducir el coste por factura gestionada.

2. Menos errores humanos

La automatización reduce drásticamente los errores al eliminar tareas manuales. Además, permite tener un control más preciso sobre qué se paga, cuándo y por qué.

3. Mejores relaciones con proveedores

Los pagos puntuales y bien gestionados mejoran la relación con los proveedores. Esto puede traducirse en mejores condiciones y descuentos.

4. Visibilidad y trazabilidad total

Contar con una plataforma automatizada permite saber en todo momento:

• En qué estado está cada factura.
• Quién la ha aprobado.
• Cuándo se va a pagar.

5. Cumplimiento normativo

La automatización facilita el cumplimiento con las normativas fiscales, ya que deja un registro claro y verificable de cada operación.

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¿Cómo automatizar CXP en tu empresa?

Paso 1: Centralizar la recepción de facturas

Todas las facturas deben llegar a un solo canal digital. Por ejemplo, un buzón de correo inteligente o un portal de proveedores.

Paso 2: Digitalizar y extraer datos automáticamente

Con tecnología OCR e IA, los datos de cada factura se extraen automáticamente y se vinculan al ERP o sistema contable.

Paso 3: Establecer flujos de aprobación

El sistema asigna automáticamente las facturas a las personas responsables de validarlas. Todo queda registrado.

Paso 4: Integrar con el ERP y el banco

Una buena solución de automatización de CXP debe integrarse con tu ERP y sistema bancario para procesar los pagos de forma segura.

Paso 5: Medir, controlar y mejorar

La plataforma debe ofrecer informes claros sobre tiempos, volúmenes, errores detectados, etc. Eso permite optimizar continuamente el proceso.

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¿Cómo automatizar CXC (cuentas por cobrar) y mejorar tu liquidez?

Automatizar CXC significa digitalizar todo el proceso de facturación, seguimiento y cobro a clientes. Esto incluye:

• Emisión automática de facturas desde el ERP.
• Alertas de vencimiento personalizadas.
• Recordatorios automáticos de cobro.
• Integración con CRMs y bancos.

El objetivo es reducir el DSO (Days Sales Outstanding) y mejorar el flujo de caja. Muchas empresas que automatizan CXC y CXP logran una visibilidad total de su tesorería.

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Automatizar CXP: impacto en la contabilidad y el negocio

Automatizar las cuentas por pagar impacta directamente en CXP contabilidad, pero también en toda la organización:

CXP en contabilidad: cómo se registran y qué tener en cuenta

En contabilidad, las CXP se registran como pasivos circulantes. Cada factura aprobada se anota en el libro mayor y se clasifica por proveedor, vencimiento y centro de coste. Automatizar este registro permite:

• Evitar errores de duplicación.
• Asociar automáticamente facturas con pedidos o albaranes.
• Facilitar la conciliación contable y auditorías.

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Ejemplo práctico: ¿cómo automatiza sus CXP una empresa con 1.000 facturas al mes?

Imagina una empresa de distribución que recibe más de 1.000 facturas al mes de más de 200 proveedores. Antes, todo se hacía en Excel y por email. Tras implantar un sistema de automatización:

• Procesa el 95 % de las facturas sin intervención humana.
• Reduce el tiempo medio de validación de 3 días a 2 horas.
• Ha recuperado descuentos por pronto pago por valor de 8.000 €/año.

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Elegir una herramienta para automatizar cuentas por pagar

No todas las soluciones son iguales. Al elegir una plataforma para automatizar CXP, asegúrate de que incluya:

• Lectura y extracción de datos con IA.
• Flujos de aprobación personalizables.
• Integración con tu ERP.
• Conexión bancaria segura.
• Informes automáticos y trazabilidad completa.
• Cumplimiento fiscal adaptado a tu país.

Y que sea fácil de usar. La adopción interna es clave para que el proyecto tenga éxito.

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Preguntas frecuentes

¿Qué significa CXP en contabilidad?

CXP significa Cuentas por Pagar. En contabilidad, se refiere a las deudas a corto plazo que una empresa tiene con sus proveedores o acreedores.

¿Cuál es la diferencia entre CXP y CXC?

Las CXP son las deudas de la empresa (lo que se debe). Las CXC son los derechos de cobro (lo que nos deben). Ambas se gestionan desde contabilidad y afectan directamente al flujo de caja.

¿Se pueden automatizar tanto CXP como CXC?

Sí. Existen plataformas que permiten automatizar CXP y CXC. Esto facilita la gestión financiera, reduce errores y mejora la liquidez de la empresa.

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Conclusión

Automatizar CXP ya no es una opción. Es una necesidad para cualquier empresa que quiera escalar sin perder el control de sus finanzas. Los beneficios son claros: menos errores, más rapidez, mejor relación con proveedores y un equipo financiero mucho más eficaz. Además, permite dar el siguiente paso hacia la transformación digital de toda la empresa.

Si aún gestionas las cuentas por pagar de forma manual, estás perdiendo dinero, tiempo y oportunidades.