.svg)
Busca "software Verifactu" en Google y encontrarás cincuenta proveedores diciendo que su programa está adaptado. Ninguno explica qué significa eso exactamente.
Y es una pregunta con respuesta concreta, porque los requisitos están escritos en una norma. No es una cuestión de opinión ni de confianza en la marca.
Vamos a ver qué tiene que cumplir un software para ser realmente válido, cómo verificarlo en una llamada de veinte minutos, y una distinción que casi nadie hace y que determina si vas a tener que resolver esto una vez o dos.
Verifactu no es un programa que se compra. Es un conjunto de requisitos técnicos que debe cumplir cualquier sistema informático de facturación usado en España, definidos en el Real Decreto 1007/2023 y detallados en la Orden HAC/1177/2024.
Cuando un proveedor dice "somos Verifactu", lo que afirma es que su software genera registros conformes a esos requisitos. Eso es verificable.
Esta es la primera decisión real, y conviene tomarla antes de comparar precios.
Modo VERI*FACTU. El sistema remite cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura. A cambio de esa transparencia, los requisitos de conservación son más ligeros.
Modo no VERI*FACTU. No hay envío automático. Los registros se firman electrónicamente y se conservan en tu sistema, con requisitos técnicos más estrictos y la obligación de ponerlos a disposición de la AEAT cuando los solicite.
Para la mayoría de empresas, el primer modo es más sencillo de sostener en el tiempo: menos obligaciones de custodia y menos riesgo de que un fallo interno se convierta en un problema de cumplimiento. Pero es una decisión que conviene tomar con tu asesoría, no por defecto.
Las fechas de obligatoriedad han cambiado tres veces y hay un nuevo aplazamiento anunciado. Para no repetir información que puede quedar desfasada, el calendario actualizado y la relación con la factura electrónica B2B están en nuestro artículo sobre el calendario de la factura electrónica y Verifactu.
Lo que no ha cambiado en ningún aplazamiento son los requisitos técnicos. Eso es lo que cubre este artículo.
Cada factura genera un registro de alta. Cada anulación, un registro de anulación. Cada registro incorpora una huella digital que lo enlaza con el anterior, formando una cadena continua.
Si alguien altera o elimina un eslabón, la cadena deja de cuadrar. Esa es toda la lógica antifraude del sistema.
El software no puede permitir modificar ni borrar un registro ya generado. Las correcciones se hacen mediante registros nuevos, no editando los anteriores.
Esto descarta cualquier sistema donde un usuario con permisos pueda tocar una factura emitida.
Toda factura debe incorporar un código QR y un identificador alfanumérico único. Cualquiera puede escanear ese QR y verificar la factura contra la Agencia Tributaria.
Es el requisito más visible y el que delata de inmediato si has cumplido.
El sistema debe registrar los eventos relevantes: quién hizo qué y cuándo. Es la base de cualquier revisión posterior.
El productor del software debe emitir una declaración responsable de que su sistema cumple el reglamento. Es un documento, y puedes pedirlo. Que un proveedor se resista a entregarlo dice más que cualquier folleto.
Copia esta lista y hazlas tal cual. Las respuestas te dicen más que una demo.
1. ¿Tenéis la declaración responsable del fabricante? ¿Me la podéis enviar?Es un documento concreto. Si la respuesta es vaga, ahí tienes la señal.
2. ¿En qué modalidad opera vuestro sistema, VERI*FACTU o no VERI*FACTU?Si no saben responder a esto con una palabra, no han hecho los deberes.
3. ¿Desde cuándo está disponible la versión adaptada?Diferencia entre lo que existe y lo que está en el roadmap.
4. ¿Qué pasa con las facturas que ya tengo emitidas?La migración del histórico se resuelve antes, no durante.
5. ¿Cómo se integra con mi ERP, y es bidireccional?Un sistema de facturación que no habla con tu contabilidad te deja un trabajo manual nuevo.
6. ¿Cubre también la factura electrónica B2B?Esta es la pregunta que ahorra dinero. Lo explicamos en el apartado siguiente.
7. ¿Puedo probarlo antes de la fecha límite?La Agencia Tributaria ha previsto un periodo de pruebas en el que se pueden remitir registros de prueba en modalidad VERI*FACTU mientras se sigue facturando con el sistema actual. Un proveedor serio lo aprovecha contigo.
Aquí está el punto que más veces vemos pasar por alto, y el que determina si resuelves esto una vez o dos.
Los requisitos que acabamos de ver se aplican al software con el que emites tus facturas. Es un problema de facturación y se resuelve con un software de facturación adaptado.
La normativa de factura electrónica obligatoria, que llega con un calendario propio, afecta a las dos direcciones. Y la parte de recepción es la que genera trabajo real:
Ese plazo de cuatro días es el que cambia las reglas. Si una factura tarda once días en recorrer tu circuito de aprobación porque va rebotando por correo, no hay software de facturación que lo arregle. Es un problema de proceso de cuentas por pagar.
Si eliges solo pensando en Verifactu, vas a resolver la emisión y te quedará la recepción pendiente. Dos proyectos, dos costes, dos migraciones.
Las dos normativas se diferencian con detalle en Verifactu vs facturación electrónica, y merece la pena entenderlas antes de firmar nada.
No todas las empresas necesitan lo mismo, y pagar por capacidades que no vas a usar es tan malo como quedarte corto.
Autónomos y microempresas. Un software de facturación adaptado basta. La solución pública de la AEAT será gratuita y suficiente para volúmenes bajos. La pregunta clave es si el programa que ya usas se va a adaptar o si toca cambiar.
Pymes con ERP. Aquí la integración manda. Un sistema de facturación que no escriba en tu ERP de forma bidireccional te crea un trabajo de exportar e importar ficheros que no tenías antes. Y conviene resolver recepción y emisión a la vez.
Empresas medianas y grandes con volumen alto. La emisión suele estar ya resuelta por el ERP. El cuello de botella es la recepción: cientos de facturas al mes que hay que cotejar, aprobar y cuyo estado hay que comunicar en cuatro días. Ahí la automatización no es una mejora de eficiencia, es un requisito para cumplir el plazo.
Dar por hecho que tu software actual se adaptará. Pregúntalo por escrito y pide fecha. Algunos fabricantes no van a actualizar versiones antiguas.
Decidirlo solo en IT. Quien sufre el proceso es el equipo financiero. Quien evalúa debería ser el mismo.
Esperar al último trimestre. Cuando se acerque la fecha, los mismos proveedores y las mismas consultoras van a estar atendiendo a todo el mercado a la vez.
Resolver Verifactu y dejar la factura electrónica para después. Es el error más caro de la lista: significa dos adaptaciones en lugar de una.
Confundir precio con coste. Una licencia barata que exige dos horas semanales de trabajo manual sale más cara que una integrada.
La mayoría de las herramientas que aparecen al buscar "software Verifactu" resuelven solo la emisión. Dost cubre el ciclo completo, que es donde está el trabajo real.
En emisión. Nuestra facturación electrónica global emite facturas conformes a Verifactu, SII y SDI, y se comunica directamente con cada autoridad fiscal. Cada factura recibe un estado de cumplimiento inmediato, con pista de auditoría completa si Hacienda pregunta. Y funciona igual si extraemos los datos nosotros o si llegan ya estructurados desde tu sistema.
En recepción. Es la parte que casi ningún proveedor cubre y la que la normativa va a hacer obligatoria. Las facturas que recibes entran por un canal único, la IA extrae los datos sin plantillas, se cotejan línea a línea contra pedido y albarán, siguen tu circuito de aprobación y se contabilizan solas. Eso es lo que hace alcanzable el plazo de cuatro días para comunicar estados.
Sobre tu ERP, sin cambiarlo. Integración nativa y bidireccional con SAP, Dynamics 365, Business Central, Sage, NetSuite y Odoo, con trazabilidad auditable de cada acción y certificación ISO 27001.
La diferencia práctica: un software de facturación te deja cumpliendo en emisión y con la recepción pendiente. Eso son dos proyectos y dos costes.
Descubre Dost. Pide una demo y lo vemos con tu ERP concreto y tus facturas reales, no con un entorno de prueba.
Conviene decirlo: si eres autónomo o microempresa y lo único que necesitas es emitir unas pocas facturas al mes cumpliendo la norma, un programa de facturación sencillo o la propia solución pública de la AEAT te va a resolver el problema a menor coste. Dost tiene sentido cuando hay volumen, un ERP que mantener y facturas de proveedor que cotejar.
Pide a tu proveedor la declaración responsable del fabricante y la fecha desde la que su versión está adaptada. Es un documento concreto que deben poder entregarte. Comprueba además que las facturas emitidas incorporan código QR e identificador único, porque es el requisito más visible. Si tu software es una versión antigua, confirma por escrito si se va a actualizar.
Sí, para quienes emitan facturas con un sistema informático. Quedan fuera los acogidos al SII, quienes operan en País Vasco y Navarra con sus regímenes propios, y quienes facturan a mano sin sistema informático. Las fechas concretas han sufrido varios aplazamientos, por lo que conviene consultar el calendario actualizado.
Depende de la herramienta, y es la confusión más costosa de esta categoría. Verifactu regula los requisitos del software con el que emites facturas. La factura electrónica B2B regula el intercambio en ambas direcciones e incluye la obligación de comunicar estados de las facturas que recibes. La mayoría de los programas de facturación cubren solo la emisión, así que conviene preguntar expresamente por la recepción antes de firmar, para no acabar con dos adaptaciones en lugar de una.
Elegir software Verifactu es más sencillo de lo que parece, porque los requisitos están escritos: registros encadenados, inalterabilidad, QR con identificador único, trazabilidad y declaración responsable del fabricante.
Lo que no está escrito en ninguna norma, y es donde se equivocan la mayoría de las decisiones, es la diferencia entre resolver la emisión y resolver la recepción. Verifactu cubre lo primero. El plazo de cuatro días para comunicar el estado de cada factura recibida cubre lo segundo, y la mayoría de los programas de facturación no llegan ahí.
Si vas a dedicar tiempo a esto una vez, que sea para resolver las dos cosas.
.png)
.png)